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《 周樹華老師英語學習專欄 》

正式與非正式的 email,主要以書寫對象、內容為區分,因此使用的英語也有所不同。
正式英語書信或 email 的基本格式:
1) 以 Dear 開頭,稱呼要用姓及頭銜:Dear Sir/Madam, Mr. Mrs. Dr. Prof. 或 To Whom It May Concern。
2) 書信對象若是不熟的人,則以 'Yours sincerely,' 'Yours faithfully,' 結尾,親近的人則用 'Yours truly'。
3) 內文多用長的複合或複雜句;避免用縮寫 contractions (如 can't, won't) 及簡稱 abbreviations (WHO, MP)。多用第一、第三人稱,不用 you。
4) 用字則選擇多音節的字(來自法文或拉丁文的字)。請仔細比較(圖一)兩欄單字之差別,這樣可知您寫的 email 是用正式還是非正式英語。
非正式 email 用語簡單、直接: 
1) 問候用 Hi, dear all, hello, dear 後面用名不用姓,也不加頭銜。
2) 內文多用簡單句,直話直說。可用第二人稱 you,因讀信對象是親友熟人。結尾多用 Best Wishes, Warm Regards, Lots of Love 等。 
正式與非正式英語之區別,在我們學英語的過程中,較少接觸。現在網路資源豐富,讀者們只要 google: formal and informal English 就可快速掌握到兩者之間的區別(圖二),並可正確地用在與人溝通上。大學及職場書寫的 email ,使用正式英語非常重要;用非正式英語給教授或老闆寫信,會失禮冒犯對方。提供兩封來自 British Council 網站正式與非正式 email 請讀者們參考 (圖三、四)。

An informal email

A more formal email

圖一


圖二


圖三


圖四